Creați, editați, utilizați și partajați un grup de contacte în Outlook

Tutorialul se concentrează pe problemele pe care le puteți întâlni în Outlook atunci când utilizați un grup de contacte, numit anterior „o listă de distribuție”. Acesta a rezumat cele mai comune și convenabile soluții. Vă rugăm să faceți clic pe soluțiile enumerate mai jos pentru a accesa instrucțiunile corespunzătoare.

Creați un grup de contacte în Outlook

• Creați un grup de contacte din contactele Outlook sau din agenda de adrese
• Creați un grup de contacte din date din Excel, Word sau alte aplicații
• Creați un grup de contacte pentru destinatari sau expeditori în căsuța dvs. poștală

Editați un grup de contacte în Outlook

• Adăugați sau eliminați membri dintr-un grup de contacte
• Împarte un grup de contacte în Outlook
  • S-a vărsat un grup de contacte în Outlook prin copiere și eliminare
  • Împărțiți cu ușurință un grup de contacte în Outlook cu un instrument uimitor
• Împărțiți un grup de contacte și adăugați membrii acestuia ca persoane de contact în Outlook
  • Separați un grup de contacte cu caracteristica integrată a Outlook
  • Despărțiți cu ușurință un grup de contact cu Kutools pentru Outlook
• Îmbinați grupurile de contacte într-unul singur în Outlook

Trimiteți un e-mail unui grup de contacte în Outlook

Partajați și salvați un grup de contacte în Outlook

• Partajați un grup de contacte în Outlook
• Salvați un grup de contacte în Outlook

---

Creați un grup de contacte în Outlook

Este posibil să găsiți situații în care trebuie să trimiteți un e-mail în masă membrilor unei companii sau unui grup de lucru din motive de afaceri. Sau poate fi necesar să trimiteți un card de vacanță tuturor membrilor familiei și prietenilor. Pentru astfel de cazuri, crearea unui grup de contacte va economisi mult timp trimitând e-mailuri unul câte unul. Aici ExtendOffice Echipa a enumerat metodele de a crea grupuri de contacte din contactele tale Outlook, agenda de adrese și datele în Excel, în formă de cuvânt sau text și pentru a crea grupuri pentru expeditori sau destinatari în cutiile poștale din Outlook.

Creați un grup de contacte din contactele Outlook sau din agenda de adrese

1. clic oameni or Contact pe bara de navigare din Outlook.

2. Sub fila Acasă, Faceți clic pe Grup de contact nou in grup Nou.

3. În Grup de contact fereastra, denumiți grupul de contacte în Nume si Prenume camp.

4. clic Adăugați membri in grup Membri actuali, alege Din Contacte Outlook or Din agendă pe lista derulantă în funcție de nevoile dvs. (Dacă doriți să adăugați o singură persoană de contact în acest moment și care nu se află în contactele sau agenda dvs. Outlook, alegeți Contact de e-mail nou.)

5. În Selectați membri caseta de dialog, pentru a selecta mai multe contacte distincte, țineți apăsată tasta Ctrl tasta și apoi faceți clic pe contactele unul câte unul; pentru a selecta mai multe contacte învecinate, faceți clic pe primul contact, apoi țineți apăsat Schimba și selectați-l pe ultimul.

6. Faceți clic pe Membri actuali butonul din partea stângă jos a casetei de dialog pentru a adăuga toate contactele selectate la Membri actuali , apoi faceți clic pe OK.

7. În Grup de contact fereastră, faceți clic pe Salvați și închideți.

---

Creați un grup de contacte din date din Excel, Word sau alte aplicații

Să presupunem că ați primit o listă de adrese de e-mail într-o foaie de calcul Excel, document Word sau alte aplicații, așa cum se arată mai sus. Pentru a adăuga în bloc adresele unui grup de contacte din Outlook, procedați după cum urmează:

1. clic oameni or Contact pe bara de navigare din Outlook.

2. Sub fila Acasă, Faceți clic pe Grup de contact nou in grup Nou.

3. În Grup de contact fereastra, denumiți grupul de contacte în Nume si Prenume camp.

4. clic Adăugați membri in grup Membri actuali, alege Din Contacte Outlook.

5. Copiați datele în foaia de calcul Excel sau în documentul Word.

6. În Selectați Membri actuali caseta de dialog, lipiți datele în Membri actuali , apoi faceți clic pe OK.

7. În Grup de contact fereastră, faceți clic pe Salvați și închideți.

√ Notă: Fiecare adresă de e-mail trebuie separată cu un punct și virgulă sau un semn de paragraf (un nume și o adresă pe linie). Dacă nu există un nume, adresa va fi folosită pentru numele afișat în grupul de contacte.

---

Creați un grup de contacte pentru destinatari sau expeditori în căsuța dvs. poștală

Dacă doriți să adăugați toți destinatarii și expeditorii unui e-mail sau mai multe e-mailuri la un grup de contacte sau dacă doriți să grupați unii dintre expeditori sau destinatari în căsuța dvs. poștală, puteți utiliza Adăugați la grup feature de Kutools pentru Outlook, un supliment Outlook util dezvoltat de echipa noastră. Acesta va crea rapid un grup de contact în funcție de nevoile dvs.

1. Selectați e-mailurile cu destinatarii sau expeditorii pe care doriți să îi adăugați la grupul de contacte.

2. Du-te la Kutools Plus în tabul Contact grup, faceți clic pe Adăugați la grup.

3. În Adăugați destinatari la grupurile de contacte fereastră de dialog, selectați TOATE, Toți expeditorii, Sau Toți destinatarii pe domeniu lista verticală. Căsuțele de lângă adresele de e-mail care îndeplinesc condiția vor fi bifate.

4. În partea dreaptă a casetei de dialog, selectați grupul (grupurile) de contacte la care doriți să adăugați adresele; Sau puteți crea un nou grup de contacte făcând clic Grup de contact nou, apoi bifați caseta de lângă ea. Clic OK.

Dacă nu aveți instalat programul de completare Outlook, click aici pentru a descarca. Sau puteți folosi un mod mai greoi: copiați adresele expeditorilor destinatarilor pe care doriți să le adăugați la un grup de contacte, apoi lipiți-le în Membri actuali câmp în Selectați membri căsuță de dialog. Pentru mai multe detalii, vă rugăm să consultați pașii 4-7 din crearea unui grup de contacte din contactele Outlook sau din agenda de adrese.

---

Editați un grup de contacte în Outlook

Există momente când trebuie să ne edităm grupurile de contact: Există schimbări de personal în compania dvs., colegii și proiectele vin și pleacă, astfel încât trebuie să adăugați sau să eliminați unii membri; Membrii unui grup de contact sunt oarecum amestecați, așa că doriți să împărțiți grupul în două sau mai multe grupuri; Două departamente au fuzionat, deci trebuie să fuzionați două grupuri de contacte ...

Înainte de a face acest lucru, trebuie să aflăm unde sunt grupurile:

Dacă ești în viziunea lui Mail, vă rugăm să faceți clic pe Agendă in grup Găsi sub fila Acasă, apoi căutați grupul în caseta de dialog pop-up; Dacă ai trecut la oameni or Contact vizualizați în bara de navigare din Outlook, puteți găsi grupul în lista de contacte introducând numele acestuia în caseta de căutare de deasupra listei.

După ce găsiți grupul de contacte, faceți dublu clic pe numele acestuia pentru a deschide Grup de contact fereastră. Acum, găsiți metodele enumerate mai jos care satisfac nevoile dvs. pentru următoarea mutare.

---

Adăugați sau eliminați membri dintr-un grup de contacte

• Pentru a adăuga membri la un grup de contact, consultați pașii 4-7 din crearea unui grup de contacte din contactele Outlook sau din agenda de adrese.

• Pentru a elimina membri dintr-un grup de contacte, selectați membrii dintr-un grup deschis Grup de contact mai întâi fereastra, apoi faceți clic pe Eliminați membrul caracteristică în grup Membri actuali. Clic Salvați și închideți in grup Acţiuni.

---

Împarte un grup de contacte în Outlook

Aici am enumerat două moduri de a împărți un grup de contacte în Outlook: unul are propria caracteristică, celălalt este cu Împărțiți pentru a contacta grupul caracteristică a Kutools pentru Outlook.

• S-a vărsat un grup de contacte în Outlook prin copiere și eliminare

Să presupunem că trebuie să separați un grup de contacte în două. Vă rugăm să urmați pașii de mai jos:

1. Pe oameni or Contact pagina, căutați grupul de contacte pe care doriți să îl editați.

2. Faceți clic dreapta pe (nu lăsați să plece) grup și trageți-l puțin deasupra sau mai jos, eliberați butonul mouse-ului, veți vedea un scurt meniu pop-up așa cum se arată în captura de ecran de mai jos, faceți clic Copiați. În listă vor apărea două grupuri de contacte identice.

>>>

3. Faceți dublu clic pentru a deschide ambele grupuri, schimbați numele grupurilor după cum aveți nevoie, de exemplu, ExtendOffice1 și ExtendOffice2. Apoi eliminați, să spunem, numele 8-15 din ExtendOffice1 și denumiți 1-7 în ExtendOffice2.

4. Până acum, veți avea două noi grupuri de contacte mai mici, faceți clic pe Salvați și închideți.

• Împărțiți cu ușurință un grup de contacte în Outlook cu un instrument uimitor

Sau daca ai instalat al nostru Kutools pentru Outlook în computer, pentru a împărți un grup de contacte, urmați pașii de mai jos:

1. Selectați grupul de contacte pe care doriți să îl împărțiți (Aici am selectat grupul numit ExtendOffice testul 1 de exemplu).

2. Accesați fila Kutools Plus, găsi Contact grup în panglică Contact, Selectați Împărțiți pentru a contacta grupul din lista derulantă.

3. În Împărțiți pentru a contacta grupul fereastră, bifați casetele de lângă membrii grupului pe care doriți să îi mutați într-un nou grup de contacte, faceți clic Ok.

4. Denumiți noul grup în caseta de dialog pop-up, faceți clic OK.

5. Cele două grupuri de contacte divizate vor apărea apoi în lista de contacte, nu ezitați să deschideți grupurile pentru a vedea membrii acestora.

---

Împărțiți un grup de contacte și adăugați membrii acestuia ca persoane de contact în Outlook

Pentru a despărți, sau spunem să eliminați, un grup de contacte în Outlook, puteți merge doar la oameni or Contact pagina și faceți clic dreapta pe grupul pe care doriți să îl eliminați și faceți clic pe Șterge în meniul pop-up. Dar dacă doriți să adăugați toți membrii săi ca contacte individuale Outlook în același timp, vă rugăm să verificați cele două abordări enumerate mai jos:

• Separați un grup de contacte cu caracteristica integrată a Outlook

1. Faceți dublu clic pentru a deschide grupul de contacte din lista dvs. de contacte.

2. Faceți dublu clic pe un membru pe care doriți să-l adăugați la lista de contacte.

3. Faceți clic pe butonul cu trei puncte pentru a vedea mai multe opțiuni, apoi faceți clic Adăugați la Contacte Outlook.

4. În fereastra pop-up Contact fereastră, puteți adăuga informații suplimentare dacă aveți nevoie, apoi faceți clic Salvați și închideți.

5. Repetați pașii 2-4 pentru a adăuga toți membrii.

6. Acum reveniți la oameni or Contact vizualizare pentru a șterge grupul de contacte.

Metoda este potrivită pentru grupurile care conțin doar câțiva membri. Dacă grupul conține un număr mare de membri, metoda ar pierde prea mult timp. În acest caz, vă rugăm să verificați Pauză caracteristica Kutools pentru Outlook de mai jos.

• Separați cu ușurință un grup de contacte cu Kutools pentru Outlook

1. Selectați grupul de contacte pe care doriți să îl spargeți.

2. Accesați fila Kutools Plus, Faceți clic pe Contact grup > Pauză.

3. În Pauză fereastră, faceți clic pe TOATE pentru a bifa toate casetele, apoi faceți clic Ok.

4. Va apărea o fereastră de dialog care va cere Doriți să împărțiți acest grup de contacte în persoane de contact unice? Clic Da.

5. Toți membrii săi sunt acum adăugați la lista dvs. de contacte, iar grupul de contacte este șters în același timp.

√ Notă: dacă doriți doar să adăugați unii dintre membrii săi la lista dvs. de contacte, bifați casetele de lângă membrii specifici, faceți clic pe Ok pentru a le adăuga la listă în timp ce le ștergeți din grup. Grupul care conține membrii pe care nu i-ați verificat va exista în continuare.

Faceți clic pentru a descărca Kutools pentru Outlook pentru o încercare gratuită de 60 de zile.

---

Îmbinați grupurile de contacte într-unul singur în Outlook

Pentru a îmbina două sau mai multe grupuri de contacte ca un grup nou. Vă rugăm să urmați pașii de mai jos:

1. Creați un nou grup de contacte. (Urmați pașii 1-3 din crearea unui grup de contacte din contactele Outlook sau din agenda de adrese.)

2. clic Adăugați membri in grup Membri actuali, alege Din Contacte Outlook.

3. În Selectați membri caseta de dialog, selectați grupurile de contacte pe care doriți să le combinați.

4. clic Membri actuali în partea stângă jos a casetei de dialog, apoi faceți clic pe OK.

5. În Grup de contact fereastră, faceți clic pe Salvați și închideți.

√ Notă: Metoda de mai sus este foarte simplă și rapidă. Cu toate acestea, grupul pe care l-ați creat în acest fel este ca un grup mare care conține mai multe grupuri mici, nu este la fel de convenabil atunci când trebuie să editați membrii grupului. Pentru că va trebui să deschideți fiecare grup mic pentru a edita. Pentru a îmbina mai multe grupuri de contacte și a adăuga numai membrii grupului la un singur grup. Te rog verifica Cum să fuzionați sau să combinați liste de distribuție în Outlook?

---

Trimiteți un e-mail unui grup de contacte în Outlook

Pentru a trimite un e-mail către unul sau mai multe grupuri de contacte din Outlook, urmați pașii de mai jos:

1. În vizualizarea Mail, faceți clic pe Email nou pentru a începe un mesaj nou.

2. În Pentru ... câmp, introduceți numele grupului de contacte. Outlook va afișa potențiale potriviri din lista dvs. de contacte ca imaginea de mai jos. Dacă nu doriți ca destinatarii să se vadă, tastați numele grupului în Bcc... camp. (Dacă câmpul nu este afișat în fereastra de mesaj, accesați Opţiuni , apoi faceți clic pe Bcc in grup Afișați câmpurile.)

În cazul în care nu vă amintiți numele grupului, puteți da clic Pentru ... pentru a deschide Selectați nume fereastra pentru a vizualiza toate contactele din lista de contacte. Selectați grupurile cărora doriți să le trimiteți un mesaj, apoi faceți clic pe La, Cc, Sau Bcc după cum ai nevoie. Numele grupurilor vor apărea în câmpul corespunzător. (am dat clic La ca exemplu aici.) Apoi faceți clic OK.

3. Tastați subiectul și corpul mesajului dvs. de e-mail. Clic Trimiteți după ce termini de tastat.

---

Partajați și salvați un grup de contacte în Outlook

Este posibil să trebuiască să trimiteți un grup de contact legat de serviciu unui nou angajat sau să împărtășiți un grup legat de interese prietenilor dvs.; este posibil să primiți și un grup de contacte partajat de alții. În această parte, vom vorbi despre cum să partajați un grup de contacte și despre cum să salvați un grup de contacte trimis de alții în Outlook.

Partajați un grup de contacte în Outlook

• Puteți include grupul într-un mesaj de e-mail și să-l trimiteți altora:

1. În vizualizarea Mail, faceți clic pe Email nou pentru a crea un mesaj nou. A Mesaj fereastra va apărea. Ajustați dimensiunea ferestrei, mutați-o lângă fereastra Outlook, astfel încât ambele ferestre să fie vizibile în același timp.

2. clic oameni or Contact din bara de navigare din fereastra Outlook.

3. Găsiți grupul de contacte pe care doriți să îl partajați și trageți-l în corpul mesajului ca atașament în Mesaj fereastră.

4. Completați informațiile din Mesaj fereastra după cum aveți nevoie, apoi faceți clic pe Trimiteți pentru a partaja grupul de contact.

• Puteți, de asemenea, să inserați un grup de contacte ca atașament în loc să îl trageți pe un corp de mesaj:

1. În Mail vizualizare, faceți clic Email nou pentru a crea un mesaj nou.

2. Accesați fila Insera în pop-up Mesaj fereastră, găsiți Include grup, faceți clic pe Element Outlook.

3. În Introduceți elementul caseta de dialog, selectați un dosar Contacte sub o anumită cutie poștală pentru a lista toate contactele și grupurile de contacte din articole cutie. Acum puteți găsi și selecta grupul de contacte și apoi faceți clic OK pentru a-l insera ca atașament.

4. Completați informațiile din Mesaj fereastra după cum aveți nevoie, apoi faceți clic pe Trimiteți pentru a partaja grupul de contact.

Salvați un grup de contacte în Outlook

Pentru a salva un grup de contacte partajat de alții într-un mesaj de e-mail:

1. Deschideți mesajul care include atașamentul grupului de contacte.

2. Trageți atașamentul la bara de navigare și plasați-l pe oameni or Contact.

Aceasta este cea mai simplă abordare, puteți face clic oameni or Contact pentru a verifica grupul nou salvat.