Cum să colorați automat e-mailurile în funcție de subiect în Outlook?

Categoriile de culori vă permit să recunoașteți și să grupați rapid elementele asociate în Outlook, astfel încât să le puteți urmări cu ușurință și să îmbunătățiți eficiența. În acest articol, vom vorbi despre cum să creați o regulă în Outlook pentru a atribui automat categorii de culori mesajelor de e-mail în funcție de subiectele lor.

Colorează automat mesajele de e-mail în funcție de subiectul lor în Outlook

În Outlook, selectați folderul Inbox al contului de e-mail la care doriți să aplicați regula de clasificare automată, apoi selectați orice mesaj din dosar. După aceea, vă rugăm să urmați pașii de mai jos.

1. Pe Acasă , faceți clic pe Reguli > Creați o regulă.

2. În fereastra pop-up Creați o regulă caseta de dialog, faceți clic pe Opțiuni avansate.

3. În Expertul pentru reguli solicitând Ce condiții doriți să verificați, procedați după cum urmează:

In Pasul 1: Selectați condiția (condițiile), bifați a doua opțiune cu (subiectul mesajului selectat) în subiect.
In Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe textul subliniat cu albastru pentru a deschide Căutați text căsuță de dialog.
În pop-up Căutați text dialog, introduceți cuvintele cheie sau expresiile din titlu pe care doriți să colorați automat e-mailurile pe categorii.
Clic Adăuga.
Notă: Dacă trebuie să colorați automat un mesaj de e-mail pe baza mai multor cuvinte cheie sau expresii, repetați pasul iii și iv. Și puteți selecta cuvintele cheie sau expresiile din Lista de căutare casetă și apoi faceți clic Elimină pentru a le elimina pe cele nedorite.
Clic OK în Căutați text dialog la care să reveniți Expertul pentru reguli.
Clic Pagina Următoare →.

4. În Expertul pentru reguli solicitând Ce vrei să faci cu mesajul, procedați după cum urmează:

In Pasul 1: Selectați acțiunile, verifică atribuiți-o categoriei de categorii opțiune.
In Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe categoria subliniată cu albastru pentru a deschide Categorii de culori căsuță de dialog.
În pop-up Categorii de culori dialog, selectați una sau mai multe categorii pe care doriți să le atribuiți mesajelor de e-mail cu titlurile care conțin cuvintele sau expresiile pe care le-ați specificat în Pasul 3.
Clic OK în Categorii de culori dialog la care să reveniți Expertul pentru reguli.
Clic Pagina Următoare →.

5. În Expertul pentru reguli solicitând Există excepții, selectați excepții în Etapa 1 dacă există și editați descrierea excepției în Etapa 2. După ce ați terminat, faceți clic Pagina Următoare →.

6. În Expertul pentru reguli pentru a finaliza configurarea regulii, configurați după cum urmează:

In Etapa 1, specificați un nume pentru această regulă în caseta de introducere.
In Etapa 2, verifică Rulați această regulă acum pentru mesajele aflate deja în „Inbox” opțiunea de a atribui categorii de culori mesajelor din Inbox care îndeplinesc condițiile specificate de tine; Verifică Activați această regulă opțiunea de a atribui categorii de culori mesajelor de e-mail primite care îndeplinesc condițiile specificate de dvs.
In Etapa 3, puteți examina detaliile regulii pe care le-ați specificat. Dacă trebuie să modificați oricare dintre criterii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru a edita.
După ce ați terminat, faceți clic pe finalizarea.

7. Apare o casetă de dialog care vă informează că regula funcționează numai atunci când verificați e-mailurile în Outlook. Clic OK.

8. Acum, regula este creată cu succes. Dacă trebuie să o verificați sau să o editați în viitor, accesați Reguli > Creați o regulă. Și nu uitați să selectați folderul potrivit, așa cum se arată mai jos.

Articole pe aceeași temă

Cum să atribuiți și să editați categorii de culori elementelor Outlook?

Atribuirea unor categorii de culori anumitor elemente Outlook, cum ar fi mesajele de e-mail, evenimentele și contactele, vă permite să recunoașteți și să grupați rapid articolele asociate în Outlook, astfel încât să le puteți urmări cu ușurință și să îmbunătățiți eficiența. Dacă oricare dintre articole este legat de mai multe categorii, trebuie doar să îi atribuiți mai multe categorii de culoare. În acest articol, vom introduce metodele de atribuire a unei categorii de culoare unui element Outlook și de a crea propriile categorii, de a schimba culoarea sau numele unei categorii de culori existente și alte metode rapide de a aplica categorii pentru a evidenția elementele Outlook.

Cum să atribuiți automat o categorie de culoare întâlnirilor după ce le-ați acceptat în Outlook?

În munca dvs. zilnică, puteți primi mai multe e-mailuri de întâlnire în Outlook. Uneori, doriți să atribuiți automat o anumită categorie de culori întâlnirilor atunci când acestea sunt acceptate. În mod normal, le puteți atribui manual, dar acest lucru va fi dificil să le setați unul câte unul. În acest articol, voi vorbi despre cum să-l realizez automat în Outlook.

Cum să grupați mesajele de e-mail după categoriile de culoare specificate în Outlook?

Uneori, marcați mesajele de e-mail cu categoriile de culori specificate, apoi puteți domina sau afla aceste mesaje de e-mail cu ușurință sau în alte scopuri. Când o mulțime de mesaje de e-mail se înghesuie într-un folder de e-mail, este greu să aflați dintr-o privire mesajele de e-mail marcate de categoriile de culori specificate. De fapt, există câteva trucuri pentru a grupa rapid mesajele de e-mail după categoriile de culori specificate în Microsoft Outlook.

Cum să restrângeți sau să extindeți toate categoriile de culori în mod implicit în Outlook?

Să presupunem că ați atribuit categorii de culoare mesajelor de e-mail din Outlook și că ați grupat toate mesajele pe baza diferitelor categorii. Cu toate acestea, de fiecare dată când ați extins sau restrâns folderul în Outlook, apoi existați și reveniți la folder, este posibil să descoperiți că categoria se grupează înapoi la vizualizarea originală. În acest tutorial, vom vorbi despre metoda de a menține colapsul Outlook sau de a extinde categoriile de culori. Citiți mai departe pentru a afla cum.