Cum se creează un folder pentru a organiza e-mailurile care conțin anumite persoane în Outlook?

Copleșit de o căsuță de e-mail aglomerată? În acest tutorial, voi introduce trei metode de organizare a e-mailurilor care conțin anumite persoane în Outlook pentru o mai bună eficiență.

Mutați întotdeauna e-mailurile care conțin anumite persoane într-un dosar creat

1. Faceți clic dreapta pe contul de e-mail pentru care veți crea un folder pentru a organiza e-mailurile, selectați Dosar nou din meniul cu clic dreapta și denumește folderul.

2. În dosarul Inbox sau Sent Items, selectați oricare dintre mesajele de e-mail care conțin o anumită adresă de e-mail pe care le veți muta toate e-mailurile în folderul creat.

3. Pe Acasă în tabul Muta grup, dați clic pe Reguli > Mutați întotdeauna mesajele de la: o anumită adresă de e-mail şi / sau Reguli > Mutați întotdeauna mesajele către: o anumită adresă de e-mail în funcție de nevoile dvs.

4. În caseta de dialog pop-up Reguli și alerte, specificați folderul în care veți muta mesajele, apoi faceți clic pe OK.

5. E-mailurile din dosarul Inbox sau Sent Items care îndeplinesc condițiile sunt acum mutate în folderul pe care tocmai l-ați creat. Și viitoarele mesaje de e-mail vor merge, de asemenea, direct în folder dacă îndeplinesc condițiile.

Creați un dosar de căutare pentru a organiza automat e-mailurile pentru anumite persoane

Dacă nu doriți să mutați mesajele într-un dosar, ci doriți doar să le vizualizați cu ușurință. Puteți crea un folder de căutare în Outlook, care vă permite să găsiți mesaje de e-mail care corespund criteriilor specificate în mai multe dosare, dar să le păstrați în folderele originale.

1. Pe Dosar în tabul Nou grup, dați clic pe Dosar de căutare nou.

2. În fereastra de dialog pop-up New Search Folder, vă rugăm să faceți după cum urmează:

• 1) În caseta Selectați un folder de căutare, în lista E-mail din persoane și liste, selectați E-mail de la și către anumite persoane, Sau E-mail de la anumite persoane după cum ai nevoie.
• 2) În caseta Personalizare folder de căutare, faceți clic pe Alege pentru a selecta persoane din lista de adrese.
• 3) Specificați contul de e-mail de unde să căutați e-mailuri.
• 4) Faceți clic pe OK.

3. Se creează un folder de căutare în Foldere de căutare, care conține mesajele de e-mail care îndeplinesc condițiile.

Creați în lot foldere pentru a organiza e-mailurile pentru toate conturile dvs. de e-mail cu VBA

Dacă aveți mai multe conturi de e-mail în Outlook și doriți să creați dosare pentru fiecare cont de e-mail în loturi pentru anumite persoane, puteți utiliza metoda VBA pentru a muta mesajele care conțin anumite persoane din folderele Inbox-uri sau Sent ale conturilor dvs. de e-mail. Vă rugăm să faceți după cum urmează.

1. În Outlook, faceți clic Fișier > Opţiuni > Centrul de încredere, apoi faceți clic pe Trust Center Settings.

2. În fereastra de dialog pop-up, comutați la Setări macro, Selectați Activați toate macrocomenzileși verificați Aplicați setările de securitate macro la suplimentele instalate.

3. clic OK butoane pentru a închide casetele de dialog.

4. apasă pe Alt + F11 tastele pentru a deschide fereastra Microsoft Visual Basic pentru aplicații.

5. clic Insera > Module. Apoi copiați oricare dintre următoarele coduri VBA în fereastra Module.

Cod VBA 1: creați în loturi dosare pentru a organiza e-mailurile care conțin anumiți expeditori în căsuțele de intrare ale tuturor conturilor de e-mail

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Notă: ar trebui să înlocuiți anumite fragmente conform comentariilor din rândurile 12, 16 și 35 din codul VBA de mai sus.

Cod VBA 2: creați foldere în loturi pentru a organiza e-mailurile care conțin destinatari anumiți în căsuțele de intrare ale tuturor conturilor de e-mail

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Notă:

• 1) Ar trebui să înlocuiți anumite fragmente conform comentariilor din rândurile 12, 16 și 35 din codul VBA de mai sus.
• 2) Pentru a arhiva mesajele care conțin un anumit destinatar CC sau BCC, decomentați rândurile 28 și 33 ștergând apostroful (') de la începutul rândurilor.

6. presa F5 pentru a rula codul VBA. Și noi foldere vor fi create dacă există mesaje care îndeplinesc condițiile.

Articole pe aceeași temă

---

Cele mai bune instrumente de productivitate de birou

Kutools pentru Outlook - Peste 100 de funcții puternice pentru a vă supraalimenta Outlook

🤖 AI Mail Assistant: E-mailuri profesionale instantanee cu magie AI--un singur clic pentru răspunsuri geniale, ton perfect, stăpânire în mai multe limbi. Transformați e-mailurile fără efort! ...

📧 Automatizare e-mail: În afara biroului (disponibil pentru POP și IMAP)  /  Programați trimiterea de e-mailuri  /  CC/BCC automat după reguli la trimiterea e-mailului  /  Redirecționare automată (Reguli avansate)   /  Adăugare automată felicitare   /  Împărțiți automat e-mailurile cu mai mulți destinatari în mesaje individuale ...

📨 Managementul e-mail: Amintește-ți cu ușurință e-mailurile  /  Blocați e-mailurile înșelătorii de către subiecți și alții  /  Ștergeți e-mailurile duplicate  /  Cautare Avansata  /  Consolidați foldere ...

📁 Atașamente Pro: Salvați în serie  /  Detașare lot  /  Compresă în loturi  /  Salvare automata   /  Detașare automată  /  Comprimare automată ...

🌟 Magia interfeței: 😊Mai multe emoji drăguțe și cool   /  Îmbunătățiți-vă productivitatea Outlook cu vizualizările cu file  /  Minimizați Outlook în loc să închideți ...

???? Minuni cu un singur clic: Răspundeți tuturor cu atașamentele primite  /   E-mailuri anti-phishing  /  🕘Afișați fusul orar al expeditorului ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Contacte și calendar: Adăugați în lot contacte din e-mailurile selectate  /  Împărțiți un grup de contact în grupuri individuale  /  Eliminați mementouri de ziua de naștere ...

Peste 100 Caracteristici Așteaptă explorarea ta! Click aici pentru a descoperi mai multe.

Citeste mai mult       Descărcare gratuită      Cumpărare