Microsoft Outlook oferă trei tipuri de formate de mesaje: HTML, text îmbogățit și text simplu. Fiecare format de mesaj răspunde unor nevoi diferite.

1.1 HTML

Formatul HTML este cel mai popular tip de format de mesaj din Outlook.

După cum știm, HTML este un limbaj al paginii web, care ne ajută să ne codificăm pagina web cu text bogat de formatare, imagini și alte obiecte. În mod similar, formatul HTML face ca întregul conținut al mesajului să arate ca o pagină web frumoasă și îngrijită. E-mailurile în format HTML acceptă majoritatea formatelor de fonturi obișnuite, formatarea paragrafelor, alinieri etc. În plus, e-mailurile în format HTML pot fi recunoscute de majoritatea clienților de e-mail.

Utilizatorii Outlook pot aplica direct o temă de mesaj pentru a crea un mesaj HTML cu mai multe titluri prestabilite, formatarea fontului, alinieri etc. Pe de altă parte, utilizatorii Outlook pot, de asemenea, să decoreze un e-mail HTML prin font îngroșat, cursiv, subliniat, subliniat culoarea, efecte de text avansate etc., după cum au nevoie.

Cu toate acestea, trebuie să fi observat că unele imagini și forme nu pot fi afișate direct în Outlook-ul destinatarilor și solicită destinatarilor să le descarce manual. Mai grav, destinatarii Outlook se pot configura pentru a împiedica descărcarea oricăror imagini în e-mailurile HTML. Dacă imaginile nu sunt descărcate și afișate în Outlook-ul destinatarilor, aceste imagini vor fi înlocuite cu substituenți de imagine, ceea ce va face întregul mesaj dezordonat.

1.2 Text simplu

În comparație cu formatul HTML, formatul de text simplu acceptă doar textul obișnuit din corpul mesajului. Formatul de text simplu nu acceptă nicio formatare, cum ar fi bold, italic, subliniat, trasat, culori evidențiate, etc. De asemenea, nu acceptă afișarea imaginilor și a hyperlinkurilor în mesaj. Dacă trebuie să inserați imagini importante în mesaj, singura soluție validă este să le atașați ca atașamente.

1.3 Text îmbogățit

Formatul de text îmbogățit acceptă, de asemenea, formatarea mai multor fonturi, hyperlinkuri, tabele, forme, imagini etc. Cu toate acestea, majoritatea formatărilor din mesajul cu text îmbogățit sunt compatibile numai cu Microsoft Outlook și Microsoft Exchange. Mai mult, atașamentele sunt încorporate în corpul mesajului în loc de atașate în antetul mesajului.

Când compunem mesaje noi sau răspundem / redirecționăm mesaje în Outlook, putem schimba cu ușurință formatul mesajului.

În noua fereastră de compunere, răspuns sau redirecționare a mesajelor, trebuie doar să faceți clic pe HTML, Plain Text, Sau Text îmbogățit buton în Format grup pe Formatați textul tab.

notițe: Dacă mesajul de răspuns sau de redirecționare este încorporat în panoul de citire, trebuie să faceți clic pe Pop Out din colțul din stânga sus al panoului de citire pentru a afișa mesajul de răspuns sau redirecționare în fereastra de mesaje.

În general, e-mailurile noi sunt trimise automat în format HTML în Outlook. Cu toate acestea, în unele cazuri, trebuie să trimitem e-mailuri noi într-un alt format de mesaj în mod automat, cum ar fi text simplu sau text îmbogățit. Aici, această secțiune vă va ghida să modificați formatul implicit al mesajelor pentru toate mesajele de ieșire noi din Outlook.

1. Clic Fișier > Opţiuni.

2. În dialogul Opțiuni Outlook, faceți clic pe Mail în bara din stânga, mergeți la Compuneți mesaje și selectați un nou format de mesaj din Compuneți mesaje în acest format lista verticală.

3. clic pe OK pentru a salva modificările și a închide dialogul.

De acum înainte, toate mesajele noi vor fi schimbate automat în formatul de mesaj specificat.

În general, am primit mai multe e-mailuri în fiecare zi în Outlook, iar aceste e-mailuri pot fi în format HTML, format Plain Text sau format Rich Text. Aici, această secțiune vă va arăta tutorialul pentru schimbarea rapidă a formatului unui e-mail primit în Outlook.

1. În lista de mesaje, faceți dublu clic pentru a deschide e-mailul specificat.

2. Apoi, e-mailul se deschide într-o fereastră de mesaj. Clic Mesaj > Acţiuni > Editați mesajul.

3. Acum mesajul este editabil. Continuați pentru a activa Formatați textul , apoi faceți clic pe formatul de mesaj specificat în care veți converti e-mailul în Format grup.

4. presa Ctrl + S sau faceți clic pe Economisiți buton (în mod implicit butonul Economisiți butonul se află în bara de instrumente de acces rapid deasupra filelor) pentru a salva modificările, apoi închide fereastra de mesaje.

notițe: Această metodă poate modifica formatul mesajului doar pentru un e-mail primit la un moment dat.

Dacă trebuie să răspundeți sau să redirecționați întotdeauna un e-mail în format text simplu, această secțiune vă va rezolva cu ușurință problemele în Outlook.

1. În interfața principală a Outlook, faceți clic pe Fișier > Opţiuni pentru a deschide dialogul Opțiuni Outlook.

2. În dialogul Opțiuni Outlook, faceți clic pe Centrul de încredere în bara din stânga, apoi faceți clic pe Trust Center Settings butonul.

3. În dialogul Trust Center, faceți clic pe Protecția e-mailului în bara din stânga, apoi bifați Citiți toate mesajele standard în text simplu opțiune în Citiți ca text simplu secţiune.

4. Clic OK butoane succesive pentru a închide ambele dialoguri.

Acum revine la interfața principală a Outlook și veți vedea că toate e-mailurile primite în lista de mesaje sunt convertite automat în text simplu.

5. Selectați un e-mail pe care îl veți răspunde, apoi faceți clic pe Acasă > răspuns or Răspunde la toate.

sfaturi: Pentru a redirecționa un e-mail, selectați e-mailul din lista de mesaje, apoi faceți clic pe Kutools> Redirecționați.

6. Apoi veți vedea mesajul de răspuns sau mesajul de redirecționare este creat în formatul text simplu. Puteți compune mesajul de răspuns și îl puteți trimite după cum doriți.

note: În cazul în care Citiți toate principalele standard în text simplu opțiunea este activată, toate e-mailurile primite vor fi convertite automat în formatul text simplu.

Dacă trebuie să răspundeți sau să redirecționați e-mailuri în format HTML în Outlook, puteți încerca mai jos codul VBA pentru a rezolva problema cu ușurință.

1. În Outlook, apăsați Alt + F11 tastele pentru a deschide fereastra Microsoft Visual Basic pentru aplicații.

2. În fereastra Microsoft Visual Basic pentru aplicații, faceți clic pe Insera > Module, apoi lipiți codul de mai jos în noul modul.

VBA: Răspundeți sau redirecționați e-mailurile în format HTML automat

Actualizarea Sub ForceReplyInHTML () de către ExtendOffice.com pe 11 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) Dacă xWinStr = "Explorer", apoi setați xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection Dacă xSelection.Count> 18 Apoi setați xItem = xSelection.Item (2020) Else MsgBox "Niciun element de mesaj selectat." & "Vă rugăm să faceți mai întâi o selecție.", vbInformation, „Kutools for Outlook” Exit Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Apoi setați xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Unsupported Window type." & vbNewLine & "Vă rugăm să faceți o selecție" & "sau deschideți mai întâi un element . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Exit Sub End If If xItem.Class <> olMail Then MsgBox" No message item selected. "&" Vă rugăm să faceți mai întâi o selecție. ", vbInformation," Kutools for Outlook "Exit Sub End If xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'Dacă trebuie să răspundeți tuturor destinatarilor în HTML, schimbați xMailItem.Răspundeți la xMailItem.ReplyAll' Dacă trebuie să redirecționați în HTML, schimbați xMail xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

notițe: Codul de mai sus vă va ajuta să răspundeți la e-mailuri în format HTML. Dacă doriți să răspundeți la toate sau să redirecționați automat e-mailurile în format HTML, puteți face următoarele:

(1) Pentru a răspunde tuturor destinatarilor în format HTML, înlocuiți codul din stânga cu cel din dreapta:
Setați xRMail = xMailItem.Răspundeți      Setați xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Pentru a redirecționa e-mailurile în format HTML, înlocuiți codul din stânga cu cel din dreapta:
Setați xRMail = xMailItem.Răspundeți      Setați xRMail = xMailItem.Forward

3. Acum puteți face clic pentru a selecta un e-mail și, în fereastra specificată a modulului, faceți clic pe Alerga sau apăsați F5 tastele pentru a răspunde, a răspunde la toate sau a redirecționa e-mailul în format HTML.

Cu toate acestea, va fi plictisitor să deschideți fereastra specificată a modulului pentru a rula manual codul VBA din când în când. Dacă trebuie să aplicăm acest VBA frecvent, pentru a ne ușura munca, putem adăuga acest VBA la bara de instrumente de acces rapid ca buton de comandă, astfel încât să putem aplica acest modul VBA cu un singur clic cu ușurință în viitor.

4. În fereastra modulului specificată, apăsați Ctrl + S tastele pentru a salva codul, apoi închideți fereastra modulului și fereastra Microsoft Visual Basic pentru aplicații.

5. În interfața principală a Outlook, faceți clic pe săgeata mică  în bara de instrumente de acces rapid, apoi selectați Mai multe comenzi din meniul drop-down.

notițe: Puteți face și clic Fișier > Opţiuni pentru a deschide dialogul Opțiuni Outlook, apoi faceți clic pe Bara de instrumente pentru acces rapid în bara din stânga.

6. Acum apare dialogul Opțiuni Outlook și fișierul Bara de instrumente pentru acces rapid este activat în bara din stânga. Puteți continua astfel:
(1) Selectați Macrocomenzi de la Alegeți comenzi de la lista verticală;
(2) În caseta de listă din stânga, faceți clic pentru a evidenția comanda VBA specificată pe care am adăugat-o chiar acum;
(3) Faceți clic pe Adăuga butonul.

7. Acum comanda VBA specificată este adăugată în caseta de listă din dreapta. Continuați să faceți următoarele:
(1) În caseta de listă din dreapta, faceți clic pentru a evidenția comanda VBA specificată;
(2) Faceți clic pe Modifica buton;
(3) În fereastra de dialog Modificare buton, specificați un simbol pentru comanda VBA în Simbol cutie;
(4) Tastați un nume ușor de înțeles pentru comanda VBA în Numele afisat cutie;
(5) Faceți clic pe OK butoanele succesive pentru a salva modificările și a închide ambele casete de dialog.

Acum comanda VBA este adăugată la bara de instrumente de acces rapid, după cum se arată mai jos.

În viitor, puteți face clic pe comanda VBA din bara de instrumente de acces rapid pentru a răspunde, a răspunde la toate sau a redirecționa e-mailul selectat în prezent în format HTML, indiferent în ce format de mesaj se află e-mailul original.

Dacă doriți să răspundeți sau să redirecționați e-mailurile în format text simplu, dar nu afectați formatul mesajelor e-mailurilor primite în Outlook, cum ați putea să vă ocupați de acesta? Cu excepția VBA de mai sus, există o altă soluție ușoară de răspuns sau redirecționare în HTML? Și ce rămâne cu răspunsul sau redirecționarea în format text îmbogățit automat? Aici, această secțiune va introduce instrumente terțe uimitoare, S-a remediat formatarea răspunsurilor și S-a remediat formatarea înainte furnizate de către Kutools pentru Outlook pentru a răspunde întotdeauna sau a redirecționa automat orice e-mail cu formatul specificat al mesajului.

1. Clic Kutools > Formatare remediată > S-a remediat formatarea răspunsurilor > Setați formatarea răspunsului.

notițe: Pentru a redirecționa oricine e-mail într-un format de mesaj fix, vă rugăm să faceți clic pe Kutools > Formatare remediată > S-a remediat formatarea Froward > Setați formatarea înainte.

2. În dialogul Setați formatarea răspunsului sau Setați formatarea înainte, verificați formatul de mesaj specificat în care veți răspunde sau redirecționa întotdeauna și faceți clic pe OK butonul.

3. Continuați să faceți clic Kutools > Formatare remediată > S-a remediat formatarea răspunsurilor (Sau S-a remediat formatarea înainte)> Activați formatarea răspunsurilor fixe (Sau Activați formatarea fixă ​​înainte) pentru a activa caracteristica.

Și în fereastra pop-up reconfirmând Kutools pentru Outlook, faceți clic pe OK butonul.

De acum înainte, când faceți clic Acasă > răspuns, Răspunde la toate, Sau Înainte pentru a răspunde / redirecționa un e-mail, răspunsurile sau redirecționările vor fi schimbate automat în formatul de mesaj specificat.