Deblocați viitorul e-mailului: creșterea eficienței Outlook cu Kutools AI

În lumea rapidă a comunicării digitale, eficiența este esențială, iar gestionarea eficientă a e-mailurilor vă poate economisi timp și efort semnificativ. Intră Kutools AI pentru Outlook, un instrument puternic conceput pentru a vă îmbunătăți experiența prin e-mail prin introducerea unor abilități inteligente care vă simplifică fluxul de lucru. Indiferent dacă redactați e-mailuri, traduceți conținut sau răspundeți la mesaje, Kutools AI oferă o gamă largă de capabilități care pot transforma modul în care interacționați cu e-mailurile. În acest tutorial, veți afla despre Kutools AI pentru Outlook, de ce este un instrument obligatoriu, cum să îl configurați și cum să îl integrați în rutina zilnică de e-mail pentru o productivitate maximă.

• Exemple de utilizare a Kutools AI în intrare e-mail:
  • Rezumat prin e-mail
  • Raspuns rapid
• Exemple de utilizare a Kutools AI în de ieșire e-mail:
  • Compunerea de e-mailuri
  • Continuați să scrieți

• Personalizați și adăugați abilități pentru utilizare personalizată
• Personalizați răspunsurile cu informații din istoricul e-mailurilor
• Controlați modurile Manual/Auto și personalizați preferințele de afișare

• Controale rapide și acces în panoul Kutools AI
• Gestionarea conținutului generat într-o casetă de abilități
• Cele mai bune practici pentru utilizarea Kutools AI

Ce este Kutools AI pentru Outlook?

Kutools AI pentru Outlook este o caracteristică avansată dezvoltată de ExtendOffice, integrând perfect tehnologia AI de la modele de top, cum ar fi OpenAI si GoogleAI în rutina ta zilnică de e-mail. Ca parte dintr-o suită cuprinzătoare de peste 100 instrumente din Kutools pentru Outlook, transformă modul în care gestionați și interacționați cu e-mailurile. Cu interfața sa intuitivă, Kutools AI oferă capabilități puternice pentru a vă crește productivitatea atât la citirea, cât și la scrierea e-mailurilor.

Abilități în Panoul de citire (Pentru analizarea și răspunsul la e-mailurile primite)

• Rezumat: obțineți rezumate concise pentru a înțelege rapid punctele principale ale e-mailurilor lungi.
• răspuns: Utilizați AI pentru răspunsuri eficiente și detaliate la e-mailuri. (Acceptă utilizarea e-mailurilor trimise pentru informații relevante.)
• Raspuns rapid: Prezintă diferite opțiuni de răspuns și generează un răspuns bazat pe direcția aleasă. (Acceptă utilizarea e-mailurilor trimise pentru informații relevante.)
• Vă mulțumesc Răspundeți: Generați o scrisoare de mulțumire concisă pentru a vă ajuta să vă exprimați rapid recunoștința.
• Traduceți: Traduceți instantaneu e-mailurile primite în limba dvs. preferată, asigurând o comunicare fără întreruperi.
• Analiza: Analizați tendința emoțională a conținutului e-mailului pentru a vă ajuta să determinați dacă sentimentul este pozitiv, negativ sau neutru.
• Extrage: extrageți informații structurate, cum ar fi nume, locuri, date și sume din e-mail, pentru a vă ajuta să înțelegeți rapid datele cheie din conținut.
• Abilități personalizate : Creați-vă propriile abilități prin personalizarea solicitărilor de rol, comenzilor și adăugând opțiuni suplimentare pentru a răspunde nevoilor dvs. unice de gestionare a e-mailului.

Panoul Abilități de scriere (Pentru compunerea și rafinarea e-mailurilor trimise)

• Compune: Folosiți asistența AI pentru a accelera procesul de redactare a e-mailurilor cu sugestii personalizate.
• Poloneză: Îmbunătățiți automat schițele de e-mail pentru gramatică, ton și stil, asigurând un finisaj profesional.
• Continuați să scrieți: permiteți AI să ofere sugestii și completări bazate pe context pentru a vă ajuta să continuați să scrieți schițe.
• Traduceți: Traduceți cu ușurință schițele de e-mail în alte limbi, pregătindu-le pentru un public global.
• Verifica: Verificați și corectați greșelile de ortografie și gramaticale din e-mail pentru a asigura acuratețea limbii.
• Extinde: extindeți informațiile cheie ale e-mailului și oferiți explicații detaliate pentru un conținut mai cuprinzător.
• Sugera: oferiți sugestii pentru îmbunătățiri logice sau conținut sensibil prin analiză logică sau revizuire a conținutului.
• Abilități personalizate : Creați-vă propriile abilități prin personalizarea solicitărilor de rol, comenzilor și adăugând opțiuni suplimentare pentru a răspunde nevoilor dvs. unice de gestionare a e-mailului.

De ce să alegeți Kutools AI pentru Outlook?

În lumea digitală rapidă de astăzi, comunicarea eficientă este cheia. Kutools AI folosește tehnologia AI de ultimă oră pentru a vă asigura că e-mailurile dvs. nu sunt doar citite, ci și simțite, înțelese și apreciate. Este vorba despre îmbunătățirea jocului de e-mail și de a face fiecare interacțiune mai semnificativă și de impact. Indiferent dacă gestionați un val de e-mailuri zilnice sau vă concentrați pe acel singur mesaj critic, Kutools AI este partenerul dumneavoastră strategic, asigurându-vă că rămâneți înainte în jocul de comunicare. Iată câteva dintre beneficii cheie acea Kutools AI oferă:

⏰ Automatizare care economisește timp: Automatizează sarcinile de rutină prin e-mail, cum ar fi rezumatul e-mailului și răspunsul rapid, eliberându-ți timp pentru sarcini mai importante și crescând productivitatea generală.

🌐 Integrare AI versatilă: Kutools AI acceptă o gamă largă de platforme AI, inclusiv OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI și SenseNovaAI, oferindu-vă flexibilitatea de a alege cel mai bun model AI pentru o gestionare precisă și eficientă a e-mailurilor.

🖥️ Interfață ușor de utilizat: Dispune de o interfață intuitivă și ușor de navigat, ceea ce face simplu pentru utilizatorii de toate nivelurile tehnologice să își îmbunătățească gestionarea e-mailului și comunicarea.

🌓 Funcționalitate în mod dublu: Kutools AI promoții Mod manual si Mod auto. În modul automat, sarcini precum rezumatele prin e-mail și răspunsurile rapide sunt generate automat. Comutarea între moduri se face fără probleme cu un singur clic, permițându-vă să personalizați instrumentul pentru a se potrivi fluxului dvs. de lucru.

???? Abilități personalizate: croitor Kutools AI pentru nevoile dvs. specifice de gestionare a e-mailului prin crearea propriilor abilități. Personalizați solicitările de rol, prompturile de comandă și opțiunile suplimentare pentru a vă asigura că AI funcționează exact așa cum doriți, permițând flexibilitate și eficiență maximă în gestionarea e-mailurilor dvs.

📚 Învățare istorică e-mail: La generarea de răspunsuri, Kutools AI folosește interacțiunile tale anterioare prin e-mail (odată ce ai adăugat e-mailuri istorice) pentru a oferi răspunsuri în funcție de context, oferind răspunsuri precise bazate pe discuțiile anterioare. În timp, răspunsurile devin mai precise și adaptate stilului tău de comunicare pentru interacțiuni personalizate.

???? Capacitate de traducere a limbii: Înlătură barierele lingvistice cu modele sofisticate pentru traduceri precise, făcând comunicarea globală fără efort.

⚙️ Integrare perfectă cu Outlook: Proiectat exclusiv pentru Outlook, vă îmbunătățește experiența de e-mail în mediul familiar, asigurând un flux de lucru intuitiv și eficient.

✏️ Claritate sporită și profesionalism: Utilizează modele lingvistice avansate pentru a vă optimiza e-mailurile, garantând claritate și profesionalism în fiecare mesaj pe care îl trimiteți.

🔐 Confidențialitate și securitate îmbunătățite: Utilizează cele mai recente protocoale de criptare și securitate pentru a se asigura că datele tale de e-mail sunt protejate, oferindu-ți liniște sufletească în siguranța comunicațiilor tale.

Cum se configurează Kutools AI pentru Outlook pentru o eficiență îmbunătățită a e-mailului?

Transformați-vă experiența de e-mail cu Kutools AI este la doar câțiva pași. Aici vă prezentăm ghidul pas cu pas despre cum să configurați Kutools AI în Outlook.

Pasul 1: Instalați Kutools AI

Navigați către pagina de descărcare pentru a descărca și instala Kutools pentru Outlook a obține Kutools AI.

Pasul 2: Activați Kutools AI

1. După instalare Kutools pentru Outlook, mergeți la Kutools și faceți clic pe AI.

2. Ghid Kutools AI apare dialogul. Prezintă abilitățile care Kutools AI oferte. Faceți clic pe Pagina Următoare → buton pentru a continua.

3. Termeni de utilizare va aparea. Clic Pagina Următoare →.

4. Acum, puteți activa Kutools AI prin selectarea unui Furnizor AI și introducerea corespunzătoare Cheia API. După ce ați terminat, faceți clic OK.

După ce faceți clic OK, Kutools AI panoul apare în partea dreaptă a ferestrei Outlook, așa cum se arată mai jos. Continuați să citiți pentru exemple despre cum să îl utilizați!

Utilizați Kutools AI în fluxul dvs. de lucru cu exemple

Rezumat prin e-mail: extragerea punctelor cheie din mesajele lungi

Tocmai v-ați deschis căsuța de e-mail pentru a găsi un e-mail lung de la un client care prezintă diverse actualizări și solicitări ale proiectului. În loc să vă plimbați prin textul dens, vă puteți baza Kutools AI's Rezumat pricepere. Pe măsură ce deschideți e-mailul, AI generează rapid un rezumat concis, evidențiind cele mai importante informații. Acest lucru vă permite să înțelegeți rapid punctele principale și să prioritizați următorii pași, economisind timp prețios și asigurându-vă că nu pierdeți niciun detaliu important.

1. În Kutools AI panoul, asigurați-vă că sunteți în Panoul de citire.
2. Selectați e-mailul pe care doriți să îl rezumați.

Rezumat caseta generează automat un rezumat concis al punctelor principale ale e-mailului, după cum se arată mai jos:

Răspuns rapid: generarea de răspunsuri instant, conștient de context

În loc să-ți petreci timp compunând un răspuns de la zero, Kutools AI's Raspuns rapid abilitate vă ajută să analizați contextul e-mailului și sugerează mai multe baze de răspuns pentru un răspuns detaliat.

1. În Kutools AI panoul, asigurați-vă că sunteți în Panoul de citire.
2. Selectați e-mailul la care doriți să răspundeți. The Raspuns rapid abilitate va genera automat mai multe baze de răspuns, așa cum se arată mai jos.

   

   sfaturi:

   • Dacă selectați text într-un e-mail, acesta va răspunde la conținutul selectat. În caz contrar, va răspunde la întregul e-mail.
   • Dacă niciuna dintre bazele de răspuns nu este potrivită, puteți face clic pe „Nu este potrivit?" link și introduceți propria bază dorită.

3. Selectați una dintre bazele de răspuns pentru a genera un răspuns.

4. Apasă pe răspuns buton. Răspunsul va fi inserat în schița de e-mail, gata pentru a fi examinat, editat și trimis.

   

Scrierea e-mailului: Crearea mesajelor inițiale cu îndrumări AI

Când trebuie să urmăriți un client după o întâlnire, dar nu sunteți sigur cum să începeți, Kutools AI's Compune pașii de calificare, oferind sugestii bazate pe context pentru a vă ajuta să vă creați mesajul. Odată ce oferiți Kutools AI cu puncte cheie, sugerează fraze și structuri adaptate nevoilor dvs., permițându-vă să redactați rapid un e-mail profesional și clar.

1. În Kutools AI panoul, asigurați-vă că sunteți în Panoul de scriere.
2. În Compune caseta, introduceți punctele cheie și faceți clic pe Genera butonul.
3. Clic Insera pentru a adăuga schița generată în corpul e-mailului.

Continuați să scrieți e-mail: Reluați de unde ați rămas

Ai început să redactezi un e-mail detaliat, dar la jumătatea drumului, ai fost întrerupt și a trebuit să-l lași neterminat. Când te întorci, Kutools AI's Continuați să scrieți abilitate este gata să vă ajute să reluați de unde ați rămas. AI examinează contextul schiței incomplete și oferă sugestii pentru continuarea și completarea mesajului.

Abilitatea Continuare a scrierii funcționează astfel: Când inițiați un răspuns la un e-mail în Mesaje primite, mesajul Panoul de citire comută automat la Panoul de scriere. Pe măsură ce începeți să vă redactați răspunsul, Continuați să scrieți abilitate continuă automat schița pentru tine. Odată ce conținutul este generat, faceți clic pe Insera butonul pentru a-l introduce rapid în ciornă.

Transformă Kutools AI în Asistentul tău personal

De la adăugarea și personalizarea abilităților până la a permite AI să învețe din istoricul dvs. de e-mail, puteți optimiza Kutools AI pentru a deveni asistentul tău personal. Cu aceste funcții, veți primi răspunsuri mai precise, conștient de context și veți avea capacitatea de a ajusta abilitățile AI pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră specifice.

• Personalizați și adăugați abilități pentru utilizare personalizată
• Personalizați răspunsurile cu statistici din istoricul e-mailurilor
• Controlați modurile Manual/Auto și personalizați preferințele de afișare

Personalizați și adăugați abilități pentru utilizare personalizată

La partea de jos a Kutools AI panou, există o Managementul bibliotecii de aptitudini butonul, care deschide butonul Managementul bibliotecii de aptitudini caseta de dialog când faceți clic.

În Managementul bibliotecii de aptitudini caseta de dialog, puteți configura abilitățile atât pentru Panoul de citire si Panoul de scriere:

1. Selectați Panoul de citire or Panoul de scriere pentru a gestiona abilitățile din acel panou.
2. Bifați caseta de lângă o abilitate pentru a o activa și a o afișa în Kutools AI panou. Debifați caseta pentru a dezactiva abilitate și a o ascunde din panou.
3. Selectați o abilitate pentru a-i personaliza setările, inclusiv:
   • Rol Prompt: direcționează AI să adopte un anumit comportament și stil.
   • Command Prompt: Instruiește AI să efectueze o anumită sarcină.
   • Opțiuni suplimentare: Permite personalizare suplimentară, cu opțiunea de a adăuga mai multe setări folosind Adăugați opțiuni butonul.
4. Adăugați o nouă abilitate făcând clic pe Adăugați abilitate butonul pentru a crea unul adaptat nevoilor dumneavoastră specifice.

Personalizați răspunsurile cu statistici din istoricul e-mailurilor

răspuns abilități în Kutools AI sprijină învățarea din conversațiile istorice prin e-mail. Prin crearea unei baze de date locale care stochează date anterioare de e-mail, AI poate analiza comunicările anterioare, sporind acuratețea și relevanța contextuală a răspunsurilor sale pentru răspunsuri mai precise, conștiente de context.

Poti adăugați manual e-mailuri istorice la Email Learning. Sau activați caracteristica de adăugare automată astfel încât e-mailurile să fie adăugate imediat la Email Learning după trimitere, ajutând sistemul Al să învețe și să se adapteze mai bine.

Adăugați manual

1. Faceți clic pe Învățare prin e-mail buton în răspuns or Raspuns rapid cutie în Kutools AI panoul.

2. Faceți clic pe Adăugați manual butonul.

3. În popping-up Adăugați manual dialog, selectați e-mailurile pe care doriți să le aflați și faceți clic OK.

• A selecta toate e-mailurile unui cont, bifați caseta de selectare dinaintea contului.
• A selecta e-mailuri unul câte unul, bifați caseta de selectare înainte de un e-mail.
• A selecta e-mailuri din ultima lună, Faceți clic pe E-mailuri din ultima lună link-ul.
• A selecta e-mailuri din ultimul an, Faceți clic pe E-mailuri din ultimul an link-ul.

4. Va apărea o casetă de dialog pentru a vă aminti numărul de e-mailuri care trebuie învățate. Clic Da.

5. Va apărea un alt dialog pentru a vă aminti numărul de e-mailuri care au fost învățate cu succes. Clic OK.

Adăugare automată

Apasă pe Învățare prin e-mail buton în răspuns or Raspuns rapid cutie în Kutools AI panoul, apoi procedați după cum urmează.

1. Verifică Adăugare automată caseta.
2. Selectați conturile de e-mail bifând caseta de selectare de lângă fiecare adresă, astfel încât e-mailurile trimise de la acestea să fie adăugate automat la Email Learning.
3. Apasă pe Economisește butonul.

Controlați modurile Manual/Auto și personalizați preferințele de afișare

Kutools AI vă permite să personalizați funcționarea și interfața vizuală pentru a se potrivi preferințelor dvs. individuale și fluxului de lucru:

• Unele abilități sunt inițial setate la Mod auto, în timp ce alții operează în Mod manual. Pentru a comuta între modul manual și automat pentru o anumită abilitate, faceți clic pe butonul Intrerupator butonul din colțul din dreapta sus al casetei de abilități.
  

  Iată o distincție între abilitățile de automatizare din Panoul de citire si Panoul de scriere:

  • Panoul de citire: Abilități stabilite la Mod auto va rula automat de fiecare dată când se trece la un nou e-mail.
  • Panoul de scriere: Abilități în Mod auto se va rula automat atunci când selecția din schiță se schimbă, cu excepția aptitudinii „Continuați scrierea”, care se va rula doar când se schimbă conținutul în sine.
  Sfat:

  După trecerea unei aptitudini la Mod manual, Faceți clic pe Genera butonul pentru a obține rezultate. Dacă textul este selectat într-un e-mail, abilitatea va procesa numai conținutul selectat; în caz contrar, va procesa întregul e-mail. In Mod auto, competențele vor procesa întregul e-mail după ce îl selectați. Dacă doriți să procesați doar o parte a e-mailului, evidențiați secțiunea dorită, apoi faceți clic pe Regenera pictograma din colțul din stânga jos.

• Puteți personaliza afișajul selectând oricare dintre acestea Vizualizare o singură pagină pentru a vedea toate abilitățile în Kutools AI panoul deodată, sau Vedere cu file pentru a organiza abilitățile în file separate.
  

Sfaturi pentru maximizarea eficienței Kutools AI

Iată câteva sfaturi și trucuri pentru utilizare Kutools AI în Outlook:

Ce puteți controla și accesa rapid în panoul Kutools AI

Pentru a comuta între Panoul de citire si Panoul de scriere, comutați Panoul de citire/scriere butonul. Pentru a comuta între Vizualizare o singură pagină si Vedere cu file, comutați O singură pagină/Vizualizare cu file butonul. Pentru a comuta cu ușurință între diferiți furnizori și modele de AI în panoul Kutools AI, faceți clic pe Modelul AI utilizat drop-down și selectați opțiunea preferată din listă. Pentru a comuta între modul manual și automat pentru o anumită abilitate, faceți clic pe butonul Intrerupator butonul din acea casetă de abilități. Dacă este necesar, faceți clic pe Extindeți conținutul butonul pentru a vizualiza întregul conținut al rezultatului. Limba pe care o folosește o abilitate se va potrivi implicit cu setările Outlook. Îl puteți schimba selectând Limbă meniul drop-down din caseta de aptitudini. Prin extinderea Opțiuni suplimentare meniul drop-down, puteți selecta o opțiune pentru a ghida AI în generarea de rezultate mai specifice. Conținutul generat de AI poate fi incorect, vă rugăm să luați în considerare verificarea informațiilor importante.

Ce puteți face cu conținutul generat într-o casetă de abilități