În era digitală de astăzi, ne putem accesa e-mailurile oricând și oriunde dorim. Cu toate acestea, chiar dacă suntem mereu online, există momente în care este posibil să nu putem răspunde imediat la mesajele primite, cum ar fi în sărbători sau când suntem departe de birou. Acolo este locul în care funcția de răspuns automat în afara biroului devine neprețuită, informând expeditorii de e-mailuri că răspunsurile noastre vor fi întârziate. Indiferent dacă utilizați Outlook activat ferestre din, web, Mac, sau chiar Dispozitive iOS și Android, acest ghid vă va ajuta să aflați în profunzime cum să configurați răspunsuri automate în afara biroului pe toate aceste platforme. Să începem.

• Configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook pe Windows
  • Utilizarea răspunsurilor automate (pentru conturile Exchange)
  • Utilizarea Kutools pentru Outlook cu ușurință (pentru toate conturile de e-mail, ușor și flexibil)
  • Utilizarea regulilor (pentru toate conturile de e-mail, complexe)
• Configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook pe Mac
• Configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook pe Web
• Configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook pentru iOS și Android

Video

Configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook pe Windows

Această secțiune demonstrează trei metode pentru a vă ajuta să configurați răspunsuri în afara biroului pentru conturile de schimb și toate conturile de e-mail pe Windows.

Configurați răspunsuri în afara biroului cu caracteristica Răspunsuri automate

Dacă utilizați un cont Exchange în Outlook, sistemul încorporat Răspunsuri automate caracteristica vă poate ajuta să configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook. Vă rugăm să faceți după cum urmează.

Pasul 1: Deschideți fereastra Răspunsuri automate

În Outlook, accesați Fișier fila, selectați contul de schimb pentru care trebuie să activați răspunsul automat din lista derulantă a contului, apoi faceți clic Răspunsuri automate. Vedeți captura de ecran:

Pasul 2: Activați răspunsurile automate și configurați setările

În deschidere Răspunsuri automate fereastră, trebuie să procedați după cum urmează.

1. selectaţi Trimiteți răspunsurile automate opțiune pentru a activa această caracteristică.
2. Pentru a trimite răspunsurile automate numai într-un interval de timp specificat, vă rugăm să verificați Trimiteți numai în acest interval de timp caseta de selectare și specificați orele de început și de sfârșit dorite.
   varful: Dacă nu setați o perioadă de timp, răspunsul dvs. automat rămâne activat până când îl dezactivați selectând Nu trimite răspunsuri automate.
3. Dacă doriți să trimiteți numai răspunsuri automate expeditorilor din cadrul organizației dvs., rămâneți în În interiorul organizației mele tab.
4. Introduceți mesajul de răspuns automat în caseta de text.
5. Apasă pe OK butonul pentru a salva setările. Vedeți captura de ecran:

   

Rezultat

Dacă setați o perioadă de timp pentru răspunsurile automate la Pasul 3, răspunsul automat se va activa la ora desemnată și apoi veți vedea o bară de informații galbenă afișată sub panglica Outlook. Dacă nu este specificată nicio perioadă de timp, răspunsul automat se va activa imediat.

Puteți merge la Obiecte trimise folder pentru a vizualiza e-mailurile cu răspuns automat (e-mailurile prefixate cu „Răspuns automat:").

Configurați cu ușurință răspunsurile în afara biroului cu Kutools pentru Outlook

Având în vedere limitările metodei de mai sus, aici aș dori să vă recomand Răspuns automat caracteristică a Kutools pentru Outlook, care vă ajută să configurați cu ușurință răspunsuri în afara biroului în Outlook, indiferent de tipurile de cont de e-mail. După descărcarea și instalarea Kutools pentru Outlook, trebuie să faceți după cum urmează:

Pasul 1: Configurați setările de răspuns automat

Selectați Kutools > răspuns > Manager de răspunsuri automate pentru a deschide Răspuns automat caseta de dialog, apoi trebuie să:

1. Verificați conturile de e-mail în care doriți să activați răspunsul automat:
   Verificați conturile secțiunea listează toate conturile de e-mail din Outlook. Selectați conturile în care doriți să activați răspunsul automat.
2. Modificați prefixul subiectului pentru e-mailurile cu răspuns automat:
   Textul implicit în Prefix de subiect caseta de text este „Răspuns automat”. Acesta va fi prefixul pentru subiectele de e-mail cu răspuns automat. Puteți înlocui acest text implicit după cum este necesar.
3. Introduceți conținutul răspunsului automat:
   În caseta de dialog este furnizat un șablon implicit, pe care îl puteți modifica după cum este necesar.
4. Salvați modificările: Apasă pe OK butonul.
   

Pasul 2: Activați funcția Răspuns automat

A Kutools pentru Outlook apare o casetă de dialog care vă întreabă dacă doriți să activați imediat funcția. Apasă pe Da butonul pentru a activa funcția.

Rezultat

De acum înainte, e-mailurile primite către conturile verificate vor declanșa răspunsuri automate.

Configurați răspunsuri în afara biroului creând reguli Outlook

De asemenea, puteți crea reguli Outlook pentru a configura răspunsuri în afara biroului pentru toate conturile de e-mail. Cu toate acestea, această metodă necesită mai mulți pași pentru a finaliza. Dacă aveți nevoie, urmați pașii de mai jos.

Pasul 1: creați un șablon de răspuns automat

1. În Outlook, creați un nou mesaj de e-mail făcând clic Email nou în temeiul Acasă tab.

   

2. În Mesaj fereastră, introduceți un subiect și corpul mesajului pentru șablonul dvs.

   

3. Clic Fișier > Salvare ca.

   

4. În deschidere Salvare ca caseta de dialog, denumiți șablonul (în mod implicit, subiectul e-mailului va fi folosit ca nume de șablon), selectați Șablonul Outlook de la Salvați ca tip lista verticală, apoi faceți clic pe Economisiți butonul.
   Acest șablon personalizat va fi salvat în locația implicită a șabloanelor personale.

   

5. După salvarea șablonului, închideți e-mailul fără a salva.

Pasul 2: Deschideți fereastra Reguli și alerte

Sub Acasă fila, faceți clic pe Reguli > Gestionați regulile și alertele pentru a deschide Reguli și alerte fereastră.

Pasul 3: Creați o regulă de răspuns automat în afara biroului

În Reguli și alerte fereastră, procedați după cum urmează pentru a crea o regulă de răspuns automat în afara biroului.

1. Sub Reguli de e-mail fila, specificați un cont de e-mail în care doriți să aplicați regula de răspuns automat și apoi faceți clic pe Noua regulă butonul.
   varful: În cazul în care Aplicați modificări la acest folder lista derulantă nu se afișează în Reguli și alerte fereastra Outlook, regulile pe care le-ați creat se vor aplica tuturor conturilor de e-mail.

   

2. In primul Expertul pentru reguli, Selectați Aplică regulă pe mesajele pe care le primesc în Începeți de la o regulă goală , apoi faceți clic pe Pagina Următoare → butonul.

   

3. In secunda Expertul pentru reguli, dacă doriți să răspundeți automat la fiecare mesaj de e-mail pe care îl primiți, faceți clic pe Pagina Următoare → butonul fără a verifica nicio condiție. În fereastra pop-up Microsoft Outlook , faceți clic pe Da butonul.
   varful: Dacă doriți să răspundeți automat doar la anumite e-mailuri, specificați condițiile de care aveți nevoie.

   

4. În al treilea Expertul pentru reguli, verificați răspunsul utilizând o casetă de selectare a șablonului specific din Etapa 1 casetă, apoi faceți clic pe textul subliniat din Etapa 2 cutie.

   

5. În caseta de dialog Selectați un șablon de răspuns, alegeți Șabloane utilizator în sistemul de fișiere din lista derulantă Căutare în, selectați șablonul creat la pasul 1, apoi faceți clic pe butonul Deschidere.

   

6. Când revine la al treilea Rules Wizard, faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

   

7. În al patrulea Rules Wizard, specificați excepții pentru regula dvs., dacă este necesar. Aici fac clic pe butonul Următorul fără a verifica nicio excepție.

   

8. În ultimul Rules Wizard, specificați un nume pentru această regulă în secțiunea Pasul 1, mențineți caseta Activați această regulă bifată la Pasul 2, apoi faceți clic pe butonul Terminare.

   

9. Va apărea apoi o casetă de prompt Microsoft Outlook, care vă va aminti că regula va rula numai atunci când Outlook rulează. Faceți clic pe butonul OK.

   

10. Apoi se întoarce la fereastra Reguli și alerte, puteți vedea regula creată listată în fereastră, faceți clic pe butonul OK pentru a salva regula.

    

Rezultat

Acum ați creat o regulă de răspuns automat. De acum înainte, e-mailurile primite către contul specificat sau toate conturile vor declanșa această regulă de răspuns automat, iar persoana care ți-a trimis un e-mail va primi un e-mail de răspuns automat.

Configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook pe Mac

Dacă doriți să configurați răspunsul automat în Outlook pentru Mac, metoda din această secțiune vă poate ajuta. Vă rugăm să faceți după cum urmează.

Pasul 1: Accesarea funcției „În afara biroului”.

Lansați Outlook pe Mac, deschideți contul de e-mail pentru care doriți să activați funcția În afara biroului, apoi accesați Instrumente Și selectați In afara serviciului.

Pasul 2: Configurarea setărilor de răspunsuri automate

În Setări de răspuns automat caseta de dialog, trebuie să faceți următoarele configurații.

1. Verifică Trimiteți răspunsuri automate pentru cont caseta de selectare „(contul dvs.)”.
2. În Răspundeți o dată fiecărui expeditor cu caseta text, introduceți corpul mesajului de răspuns automat.
3. Este optional sa:
   • Setați datele de început și de sfârșit pentru răspunsul automat: Verifică Trimiteți răspunsuri numai în această perioadă de timp caseta de selectare și introduceți datele și orele de început și de sfârșit. După data și ora de încheiere, răspunsurile în afara biroului vor fi dezactivate automat.
   • Răspundeți persoanelor din afara organizației dvs: Dacă este necesar, verificați Trimiteți răspunsuri și expeditorilor din afara organizației mele Caseta de bifat. Alegeți fie Doar expeditorilor din lista mea de contacte or Trimite tuturor expeditorilor externi apoi introduceți corpul mesajului de răspuns automat.
4. Clic OK pentru a salva setările și a aplica această caracteristică Răspunsuri automate.

   

Rezultat

Răspunsurile automate au fost activate pentru anumite conturi de e-mail în Outlook pentru Mac. De acum înainte, e-mailurile primite către acest cont vor declanșa răspunsuri automate.

Configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook pe Web

Dacă utilizați Outlook pe web și doriți să configurați răspunsuri în afara biroului, metoda din această secțiune vă poate face o favoare. Vă rugăm să urmați pașii de mai jos.

Pasul 1: Accesați funcția „Răspunsuri automate”.

1. În colțul din dreapta sus al paginii, faceți clic pe Setări cont buton

   

2. În deschidere Setări cont fereastră, selectați Răspunsuri automate în Mail secţiune.

   

Pasul 2: Configurați setările „Răspunsuri automate”.

1. Apasă pe Activați răspunsurile automate comutați pentru a porni Răspunsuri automate caracteristică.
2. Verifică Trimiteți răspunsuri numai într-o perioadă de timp caseta de selectare și specificați datele și orele de început și de sfârșit pentru răspunsurile automate. Puteți ignora această setare dacă nu aveți nevoie.
3. În caseta de editare a textului, introduceți corpul mesajului de răspuns automat.
4. Apasă pe Economisiți buton. Vedeți captura de ecran:

   

Rezultat

Acum ați activat Răspunsurile automate în Outlook pe web. De acum înainte, e-mailurile primite către acest cont vor declanșa răspunsuri automate.

Configurați răspunsuri în afara biroului în Outlook pentru iOS și Android

Mulți utilizatori Outlook sunt familiarizați cu configurarea răspunsurilor automate pe desktop-urile lor, dar știu puține despre programul mobil. În ultima secțiune a acestui articol, vă voi explica cum să configurați răspunsurile automate de pe dispozitivele dvs. iOS sau Android, asigurându-vă că mențineți o comunicare clară, indiferent unde vă aflați. Să urmăm pașii de mai jos.

Pasul 1: Lansați Outlook pe dispozitivul dvs. iOS sau Android

Pasul 2: Accesați funcția „Răspunsuri automate”.

1. În colțul din stânga sus al paginii, faceți clic pe Acasă buton

   

2. Apoi faceți clic pe Setări cont butonul.

   

3. În Setări cont caseta de dialog și sub Conturi de e-mail secțiunea, alegeți un cont de e-mail în care doriți să activați răspunsurile automate. În acest caz, aleg un schimb cont.

   

4. În schimb (dacă selectați alt cont în pasul anterior, titlul acestei casete de dialog va afișa domeniul celuilalt cont), puteți vedea că Răspunsuri automate caracteristica este dezactivată. Vă rugăm să faceți clic pe el.

   

Pasul 3: Configurați setările de răspunsuri automate

În Răspunsuri automate casetă de dialog, trebuie să configurați după cum urmează.

1. În Răspunsuri automate câmp, comutați comutatorul pe pornit.
2. Specificați cui doriți să trimiteți răspunsuri automate: fie tuturor or numai persoanelor din cadrul organizației dvs. Aici aleg eu Răspunde tuturor.
3. Introduceți mesajul de răspuns în Răspunde tuturor cu casetă de text.
4. Faceți clic pe bifa în colțul din dreapta sus al ecranului pentru a salva setările.

   

   notițe:

   • În Răspundeți într-o perioadă de timp câmp, comutați comutatorul pe pornit, apoi puteți seta datele și orele de început și de sfârșit pentru trimiterea răspunsurilor dvs. automate.
   • În Folosiți răspunsuri diferite câmp, activați comutatorul, apoi puteți specifica mesaje de răspuns diferite pentru persoanele din interiorul sau din afara organizației dvs.
   • Dacă selectați un alt tip de cont în locul unui cont Exchange, Utilizați câmpuri diferite de răspunsuri nu apare în Răspunsuri automate căsuță de dialog.
   • Când reveniți la caseta de dialog anterioară, puteți vedea că Răspunsuri automate caracteristica a fost activată.

     

Rezultat

Acum ați activat Răspunsuri automate în Outlook pentru iOS sau Android.

Pe scurt, posibilitatea de a configura răspunsuri automate în afara biroului în Outlook asigură că persoanele care vă contactează știu că sunteți plecați, menținând astfel o comunicare profesională și eficientă. Indiferent dacă utilizați Outlook pe Windows, Mac, Web sau dispozitive mobile, flexibilitatea și profunzimea pe care le oferă această caracteristică sunt indispensabile. Sperăm că acest ghid cuprinzător vă va dota cu cunoștințele necesare pentru a configura fără probleme aceste răspunsuri pe diferite platforme, asigurând o experiență fără probleme atât pentru dvs., cât și pentru corespondenții dvs. de e-mail. Pentru cei dornici să aprofundeze capacitățile Outlook, site-ul nostru web se mândrește cu o mulțime de tutoriale. Descoperiți mai multe sfaturi și trucuri pentru Outlook aici.

Articole pe aceeaşi temă